Officeの覚え書き

Wordに差し込み印刷という機能がある

学校から貰って来る、「保護者各位」という宛先の文書や

会社で見る、「担当者各位」なんてう書類を思い浮かべればいいだろう

その、保護者各位の部分に、ファイルとしておいてある宛先のお名前を、送付する文書内に、取り込んでから印刷してしまう機能である

文書内に各位ではなく、自分の名前が入っているのだから、相手に与える影響は大きいと思う。確実に自分に名指しの文書なのだから…

相手に効果を与える文章を作成でき、作業が効率化されるのは、間違いない

差し込み印刷ウィザードというものがあるが、正直細かすぎてわかりにくい

必要なのは、送付するであろう文書、そして宛先のお名前があるファイル

送付するファイルに必要なのは、お名前を差し込む場所

宛先が書いてあるファイルは、お名前が書いてあるところの項目名

やり方は、文書を開き、リボンの差し込み文書タブをクリックして

宛先の選択から、目的の宛先が書いてあるファイルを指定する

上の図の赤いところを確認

すると、上の図ではグレーの部分だった、差し込みフィールドの挿入が使えるようになる（下図）

あとは、挿入したい目的の場所にカーソルをいれ、差し込みフィールドの挿入を押すと、項目名がでるので、それを選択する

あとは、印刷するだけである。

ちょっと長いので簡単に書いた。

不明な点は、お問い合わせください

関数が難しいと思われている方が多い

確かに私もすべて覚えているわけではないが

多分難しいと思われるのは、引数の部分だと思う

でも、引数に必要なものは、通常私たちが計算するときに必要なデータ

例を挙げると

「合計を出して」ともし言われたなら、何の合計を出すんですか？　と聞くだろう

その何のとは、書類で言えば、どこから、どこまでの数値の合計をだすかだと思う

会話ならば、すぐに分かることが、Excelでは、特別と感じるようだ

でも、関数での指示も同じこと

関数名の　SUMの後の（　と　）の間に、計算したい部分を選択すればよい

こういう、必要なデータが、関数の引数に入るのだ

他にも例を挙げると

数値を四捨五入したいと思えば、必要なデータは、小数点がいっぱいある数値データと、何桁表示させるかの指示だと思う

四捨五入する関数、ROUNDの（　と　）の中に

＝ROUND（　数値データ　,《カンマ》 桁数　）　という具合だ

こう思えば関数も少しはわかりやすくなるはずだ

前回、リボンの色について書いたが、それと合わせて…

WordとExcelの罫線の違いも合わせて覚えると良いだろう

Wordは、表の中に罫線が引かれている状態で、罫線ボタンを確認すると色が出ている（Mac は、チェックがつく）

これに比べてExcelでは罫線ボタンに色はない

前回色の付いているものをもう一度押せば解除になると書いた

罫線もこれと同じになる

だから、Wordは同じボタンを何度も押したりすると引いたり消えたりするのだが、Excelは、ボタンに色は付かないので、上書きで設定するだけのボタンとなる

下図を参考にすると良い（上　Mac2016　下　Win2013）

Office2007から、メニュー・ツールバーではなく、リボンと呼ばれるようになっているが…

リボンのコマンドが押されているのを見たことがあるだろう

コマンドが設定されているとボタンの色が付いていることがある

2007・2,010は、オレンジ色

2013は、　　　　グリーン

2016は、　　　　グレーなのだが…

ボタンの押されている書式は、ボタンをもう一度押すことで解除ができる

そうでないところは、別の場所から解除を覚えておくと楽だ

下図は、2016Office（Mac）上　と　2013（Windows）下　だ

Windows　なら　CTRL　＋　PageUP（又は、PageDown）

Macは、　　　　Option　＋　→（又は←）

windowsなら、ALT　＋　Enter

Macは、　　　Option　＋　Command　＋　Return

Windowsなら、入力後Tsbキーを押下し、最後にEnterキーで、入力が始まった下の行に移動できるが

Mac版では、Tabで、移動してもReturn(Enter)キーは、そのセルの下にいく

四角い範囲を入力する時は、範囲選択しか使えない

Shiftキーで逆に動作するのは同じだ

Mac版は2016になってから、だいぶWIndowsの仕様と似てきた

がの列の幅、行の高さの設定がWindowsと違う

インチの表示になっているようだ

環境設定からの変更は、３種類

　　インチ

　　センチメートル

　　ミリメートル

また、Windows版のExcel2016でも少しサイズが変わっている

高さ　13.5が　　　2016では、高さ　18.75　　と表記

Windowsでも設定箇所がないかと思えたが…

その後、確認したら、全セル選択ボタンを押下後、フォントを「MSP ゴシック」に変更すれば、今までと同じポイントになるようだ

起動時から変更するには、ホーム　→　オプション　→　基本設定の

新しいブックの作成時で

　　次のフォントを規定として使用　の「本文のフォント」から「MSP　ゴシック」に変更する

　再起動を言ってくるので、再起動する

ブックを開いてから、全セル選択後フォントの変更もできるが、それでは行番号のフォントがどうもおかしく見える

wordは、カーソルのあるところに表が作成される

2007以降は、挿入タブの表　→　表　→　あとは、目的のマス目にマウスを合わせ、クリックすれば、表は作成される

表を作成するときに、重視したいのは、列の数

行数は、不足していても、一番最後のセルにカーソルを入れて、tabキーを押下すれば、行は追加される

行・列・セル・表の削除は、表作成時にできる、レイアウトタブに削除項目があるので、カーソルを合わせるか、対象の部分を選択して、その部分をクリックすればよい

ただ、範囲選択と削除項目を間違えると、目的のところが削除できないこともあるので…

表の削除は、backspaceと覚えておくと楽だ

文字の削除は、範囲選択後、delete

表の部品の削除は、backspaceこれで、怖いものなし…^^

IME日本語入力システム利用時は、ESCを利用しない手はない

入力ミスをして、変換すると、変な文節（文字の下の下線）に分かれる

文節が変に分かれると、きちんとした変換にならないのは当たり前

このとき、文節がいくつに分かれようと、ESCを２回押下すると、入力直後のひらがなに戻る

入力直後の状態になれば、カーソルは自由に動き、修正が可能となる

IMEを利用するときは、ESCを上手に利用してほしい